KI-Telefonassistent und DSGVO: Worauf Praxen und Unternehmen achten sollten
Ein KI-Telefonassistent verarbeitet Namen, Telefonnummern und Anliegen. Diese sechs Punkte sollten Sie vor dem Start mit Ihrem Anbieter klären.
Wer Anrufe von einer KI annehmen lässt, verarbeitet personenbezogene Daten – mindestens Namen, Telefonnummern und das Anliegen des Anrufers, in Praxen oft auch Hinweise zur Gesundheit. Datenschutz ist deshalb kein Nebenthema, sondern Teil der Einrichtung. Diese sechs Punkte sollten Sie vor dem Start klären.
1. Transparenz: Anrufer wissen, dass sie mit einer KI sprechen
Der Assistent weist zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass eine KI antwortet. Ergänzend gehört der Einsatz in Ihre Datenschutzerklärung.
2. Auftragsverarbeitung vertraglich regeln
Der Anbieter verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Lassen Sie sich außerdem erklären, welche Dienstleister eingebunden sind und wo die Daten verarbeitet werden.
3. Nur erfassen, was nötig ist
Für eine Terminbuchung reichen meist Name, Telefonnummer und Terminwunsch. Legen Sie im Gesprächsleitfaden fest, welche Angaben der Assistent abfragt – und welche nicht. Gerade bei Gesundheitsdaten gilt: so wenig wie möglich, so viel wie nötig.
4. Speicherfristen festlegen
Bestimmen Sie, wie lange Gesprächsprotokolle und Aufnahmen aufbewahrt werden und wann sie automatisch gelöscht werden.
5. Zugriff klar regeln
Nur die Personen im Team, die die Informationen für ihre Arbeit brauchen, sollten Gesprächsprotokolle sehen können. Jedes Gespräch ist als Protokoll nachvollziehbar.
6. Ein Mensch bleibt erreichbar
Der Assistent trifft keine Entscheidungen, die ein Mensch treffen muss, und gibt keine Diagnosen oder Rechtsauskünfte. Notfälle und ausdrückliche Wünsche nach einem persönlichen Gespräch werden an Ihr Team weitergeleitet.
Fazit
Datenschutz und KI-Telefonie schließen sich nicht aus. Entscheidend ist, dass Transparenz, Vertrag, Datenumfang, Speicherfristen und Zugriffe vor dem Start sauber festgelegt sind. PassoAI geht diese Punkte bei jeder Einrichtung gemeinsam mit Ihnen durch.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihren Datenschutzbeauftragten.
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